Velik je broj zakona i pravnih akata, regulatornih propisa i propisanih procedura koji reguliraju različita područja poslovanja nekog poslovnog subjekta zbog čega je poduzetnicima teško biti siguran što se točno odnosi na njih i da li su u potpunosti uskladili svoje poslovanje s pravnim propisima.

Upravo je sigurnost usklađenosti poslovanja s pravnim propisima preduvjet za uspješno poslovanje poduzetnika

U praksi je legal compliance sinonim za pravnu usklađenost poslovanja s pravnim, propisima, a za istu ili sličnu provjeru usklađenosti često upotrebljavamo i pojam pravnog kontrolinga

Može se reći da je pravni kontroling zapravo utvrđivanje trenutnog stanja i kontinuirana kontrola usklađenosti poslovanja s pravnim propisima.

Uvođenjem kontinuirane provjere usklađenosti poslovanja s pravnim propisima u proces poslovanja poduzetnika, postiže se sigurnost menadžera, odgovornih osoba i vlasnika u usklađenost  poslovanja s pravnim propisima te im omogućava da se usmjere isključivo na svoj posao i postizanje rezultata.

Postoji niz važnih zakona kojih će se svaki vlasnik poslovnog subjekta danas morati pridržavati kako bi se mogao nazvati “zakonski i regulatorno usklađen”.

To se ne odnosi samo na velike poduzetnike, već i na početnike, startupove, mikro, mala i srednja poduzeća.

Što je usklađenost?

Pravna i regulatorna usklađenost može se definirati kao proces kojim organizacija osigurava poštivanje zakona, propisa, politika i kodeksa.

Sukladnost mora postati dio cjelokupne poslovne strategije poslovanja svake organizacije. Usklađenost treba biti nepromjenjiva praksa koja se provodi u cijeloj organizaciji i provode je svi u organizaciji.

Sadržaj programa pravne usklađenosti

Pravna usklađenost sastoji se u:

• identifikaciji relevantnih zakona i propisa primjenjivih na unutarnju i vanjsku organizaciju;
• utvrđivanju različitih rizika koji se mogu materijalizirati ako se zakoni ne slijede ili ne poštuju;
• procjeni i analizi kako ti rizici mogu utjecati na poslovanje;
• procjeni i određivanju potrebnih i/ili preporučenih radnji koje je potrebno provesti kako bi se ti rizici uklonili ili smanjili;
• identifikaciji odjela, poslovnih jedinica i podružnica te odgovornih radnika unutar organizacije koji se moraju pridržavati utvrđenih zakona;
• pripremi sažetaka primjenjivih zakona koji omogućuju razumijevanje ciljeva, učinaka i potrebnih radnji
• pripremi procjene rizika usklađenosti i registara rizika
• davanju radnicima pristupa svim zakonima i propisima, uključujući sažetke i popise za provjeru koji mogu biti primjenjivi na bilo koju organizaciju;
• pripremi generičkih matrica usklađenosti, upitnika za samoprocjenu i kontrolnih lista dubinske analize
• pripremi i provedbi preporučenih politika i postupaka, pravnih registara i alata za usklađenost; i
• reviziji razina usklađenosti i upravljanju područjima u kojima je primijećena neusklađenost.

U postupku procjene zakonske usklađenosti, potrebno je istražiti:

• zaštitu podataka
• kibernetičku sigurnost
• zdravlje i sigurnost
• odgovornosti prema okolišu
• financijske i računovodstvene zahtjeve
• propise o zapošljavanju
• porezno pravo
• propise o oglašavanju
• korporativna pravila

Vrste usklađenosti

• interna ili unutarnja usklađenost
• eksterna ili vanjska usklađenost

Tko može biti vanjski službenik za usklađenost?

Trgovačka društva dužna su poduzeti odgovarajuće organizacijske i nadzorne mjere za sprječavanje kršenja zakona unutar društva.

Odvjetnik koji je stručnjak za usklađenost ili drugi profesionalac s potrebnim stručnim znanjima mogao bi vam pomoći kao vanjski službenik za usklađenost. Sukladno tome, on može staviti vaš poslovni subjekt u poziciju da stvori najbolje moguće uvjete za pravnu usklađenost vaše organizacije.

Usklađenost mora podržavati i živjeti cijela kompanija, čak i u slučaju da to radi vanjski službenik za usklađenost. To posebno vrijedi ako uzmemo u obzir činjenicu da ukupna odgovornost za usklađenost uvijek ostaje na menadžmentu tvrtke i da je tema usklađenosti postala sastavni dio svakodnevnog poslovanja zbog stalno rastućih regulatornih zahtjeva.

Kao jedan od najnovijih regulatornih okvira koje kompanije ali i mala i srednja poduzeća koja kotiraju na burzi moraju poštivati i slijediti je i ESG o čemu je bilo riječi u jednom od prošlih brojeva.

Kroz gore opisani tkz. pravni kontroling, poduzetnici se upoznaju sa svime što moraju imati za početak poslovanja, što moraju osigurati ako imaju zaposlene radnike, s uvjetima koje moraju ispunjavati iz područja zaštite na radu, za koje djelatnosti moraju ispunjavati minimalno tehničke uvjete, te koje minimalno tehničke uvjete moraju imati ugostiteljski objekti, turističke agencije a koje djelatnost trgovine i usluga u trgovini. Isto tako u procesu pravnog kontrolinga utvrđuje se stanje vlasništva i posjeda nekretnina društva, urednost njihova upisa u evidencije vlasništva i posjeda, urednost ugovora nužnih za poslovanje kao i prateće dokumentacije.

Pravnim kontrolingom poduzetnici se upoznaju i s uvjetima koje moraju ispunjavati u zaštiti autorskih prava, svime što je potrebno zadovoljiti i kako postupiti kada im u kontrolu odnosno nadzor dođe neka od inspekcija, te koje su kazne ako se utvrdi neka od propisanih povreda.

Poseban naglasak posvećuje se poštivanju propisa koji se tiču zaštite prava potrošača te nove Uredbe o zaštiti osobnih podataka.

U okviru pravnog kontrolinga uređuje se i pravni okvir digitalne transformacije i poslovanja koje uključuje sklapanje elektronskih ugovora, korištenje elektronskog potpisa, online poslovanja i web trgovine – otvaranje web shopa, te obavljanje djelatnosti trgovine putem interneta.

Pravnim kontrolingom obuhvaćen je cijeli niz područja provjere kao što su:

Statutsno pravo trgovačkog društva

• Provjera postojanja temeljnih akata i ostale dokumentacije, urednosti statusnih prava društva,
• ostvarivanja  upravljačkih  i  imovinskih  prava  u  društvima

Radno pravo

• procedure za zasnivanje i prestanak radnog odnosa, postojanje i urednost radnopravnih akata i reguliranje prava i obveza radnika i poslodavca

Ugovori – obvezno pravo

• provjera usklađenosti ugovora sa zakonskim propisima
• analiza  ugovornih  odnosa  društva  s  trećima  te  usklađenost  ugovorenih 

pravaava i  obveza  sa zakonskim propisima i aktima društva

Financijskopravni dio i naplata potraživanja

• provjera stupnja osiguranja plaćanja, ispitivanje instrumenata osiguranja stanja  ovršnih  i  drugih  postupaka
• provjera  statusa  svih  sudskih  i  drugih  postupaka  društva  pred  sudovima,  javnim bilježnicima, upravnim i drugim tijelima

Pravo intelektualnog vlasništva i autorska prava

• provjera statusa i važenja registracija žiga i industrijskog dizajna pred domaćim i stranim tijelima, urednosti i usklađenost autorskih i srodnih ugovora sa zakonskim odredbama

GDPR i zaštita osobnih podataka

• provjera   usklađenosti   zaštite   osobnih  podataka  u   društvu  s   domaćim, EU propisima  te međunarodnim propisima

Pravo konkurencije i zaštita tržišnog natjecanja

• provjera usklađenosti transakcija s propisima o zaštiti tržišnog natjecanja te provjera postojanja koncentracije

Nekretnine i pravo građenja

• provjera statusa upisa nekretnina u vlasništvu društva u katastru i zemljišnim knjigama, usklađenosti s propisima o zaštiti okoliša, urednost ugovora vezanih za stjecanje ili opterećenje nekretnina društva, postojanja lokacijskih, uporabnih i drugih potrebnih dozvola za nekretnine društva.

Autorica: Ana-Marija Kajić, odvjetnica, Petrić & Kajić odvjetničko društvo d.o.o.